Miten saada tietoa kehityskohteista ja kohdentaa tarvittavia toimenpiteitä? Mitä kaikkea tulee ottaa huomioon, kun yritys käy läpi merkittävää muutosta? Miten pidetään huolta henkilöstön hyvinvoinnista ja jaksamisesta? Entä kuinka muutoksen läpiviennin onnistumista voidaan mitata?
Finla Työterveys Oy toteutti muutoskyselyn asiakasyrityksensä Patria Aviation Oy:n kanssa. Patria Aviation Oy:n Aviation-liiketoiminnan henkilöstöjohtaja Mira Mattila korostaa kyselyn hyödyllisyyttä:
”Olimme käymässä läpi organisaatiomuutosta. Halusimme saada kokonaisvaltaisen ymmärryksen koko henkilöstömme ajatuksista ja jaksamisesta muutoksen edetessä, joten koimme muutoskyselyn loistavaksi työkaluksi. Kyselyn avulla on mahdollista kartoittaa kattavasti, miten henkilöstö suhtautuu muutokseen. Lisäksi sen avulla saadaan tärkeää tietoa henkilöstön hyvinvoinnista. Näiden tietojen pohjalta muutosta saadaan vietyä eteenpäin oikealla tavalla.”, Mattila kertoo.
”Yhteistyönä rakennetun kyselyn avulla asiakasyritys saa tietoa henkilöstöltä muun muassa siitä, miten he kokevat tehtyjen muutosten toteutumisen ja miten ne ovat onnistuneet palvelemaan työn sujuvuutta. Kyselyn avulla saadaan myös selville, onko tiedottamista ollut riittävästi ja onko henkilöstön kanssa käyty muutoskeskustelua”, lisää Patrian muutoskyselyn toteuttamisessa mukana ollut Finlan työterveyspsykologi Airi Hietakangas.
Organisaation johto pyrkii valmistelemaan laajan organisaatiomuutoksen mahdollisimman hyvin. Jotta muutoksien käytännön toteutumisesta ja onnistumisesta saadaan kattavasti tietoa, voidaan toteuttaa sähköinen muutoskysely. Tyypillisesti kysely toteutetaan siinä vaiheessa, kun muutoksia on jo alettu viedä käytäntöön ja kaivataan tietoa siitä, miten prosessi on edennyt; mitä vaikutuksia muutokset ovat tuoneet työn arkeen tai sujuvuuteen, miten koetaan, että asioista on osattu tiedottaa tai mitä tietoa kaivataan lisää.
”On olemassa erilaisia ja haasteellisiakin muutostilanteita, joiden kohdalla muutoskyselyn teettäminen voi olla paikallaan. Tällaisia ovat esimerkiksi YT-prosessin jälkeinen tilanne organisaatiossa. Muita kohtia voivat olla organisaation rakenteisiin liittyvät muutokset, jotka näkyvät erilaisissa tai muuttuvissa tavoissa toimia. Ylipäätään muutoskysely kannattaa ottaa osaksi organisaatiomuutoksia, joiden vaikuttavuudesta johto ja työyhteisö toivovat kattavaa tietoa ”, Hietakangas lisää.
Luottamus on kyselyprosessin tärkeä ydin
Muutoskysely voidaan toteuttaa yhteistyössä työterveyshuollon kanssa, jolloin voidaan varmistaa henkilötietojen luottamuksellisuus. Työnantajalle ei luovuteta yksittäisiä vastauksia, vaan työnantaja saa käyttöönsä ainoastaan ryhmätason yhteenvedot, joiden perusteella vastaajien tunnistaminen ei ole mahdollista.
”Kun muutoskysely toteutetaan työterveyshuollon kautta, on lisäksi mahdollista tavoittaa ne henkilöt, jotka voivat tarvita erityistä tukea. Kyselyssä on kohta, jossa on mahdollista toivoa yhteydenottoa työterveyshuollosta. Ryhmätasolla on tärkeää, että kyselyprosessin alussa informoidaan ja motivoidaan työyhteisöä vastaamaan kyselyyn. Tällöin myös vastausprosentti saadaan mahdollisimman kattavaksi ja osastot saavat näkemystä siitä, miten vastauksia käsitellään ja miten tuloksista saadaan palautetta. Vastaajaryhmän koko on minimissään kymmenen henkilöä.”, Hietakangas kiteyttää.
Patriassa toteutettu muutoskysely haluttiin tehdä tiiviissä yhteistyössä työterveyshuollon kanssa.
”Kyselyn toteuttamisessa luottamuksellisuus oli meille ehdottoman tärkeää. Työterveyshuollon kautta kysely oli mahdollista toteuttaa sujuvasti. Halusimme saada kattavaa tietoa muutoksien toimivuudesta ja työterveyshuollon toteuttamaan kyselyyn vastattiin ehkä avoimemmin kuin jos kysely olisi toteutettu vain yrityksen omin voimin.”, Mattila lisää.
Muutoksiin liittyvien kysymysten lisäksi kyselyssä on mukana myös työhyvinvointiin liittyviä kysymyksiä, joissa käsitellään esimerkiksi työilmapiiriä, johtamiskäytäntöjä, työnhallintaa, stressiä ja palautumista. Siksi työterveyshuollon erikoisosaamista kannatta hyödyntää:
”Jos tuloksia käydään läpi vain yrityksen sisällä, työterveyshuollon ammattilaisten näkemys jää puuttumaan. Toteuttamassamme kyselyssä työntekijän oli myös mahdollista pyytää, että työterveyshuolto ottaa häneen yhteyttä. Tällä tavalla työntekijän on mahdollista käsitellä muutokseen tai omaan hyvinvointiin liittyviä huolia työterveyshuollon kanssa, mikä osaltaan ehkäisee esimerkiksi sairauspoissaoloja.”, Mattila tiivistää.
Onnistuneesta kyselystä suuntaviivat muutoksen etenemiselle
Jotta muutoskysely palvelee yrityksen tilannetta mahdollisimman hyvin, kyselyn teemojen ja kysymysten sisältöjen rakentamisessa kannattaa hyödyntää työterveyshuollon asiantuntemusta. Hietakangas korostaa tiivistä yhteistyötä työterveyshuollon ja asiakasyrityksen välillä sekä kyselyn rakentamisen aikana että sen toteuttamisen jälkeen:
”Kyselyprosessin toteutuminen edellyttää hyvää etukäteissuunnittelua. Muutoskysely laadittiin asiakasyrityksen edustajien ja työterveyspsykologin yhteiskehittelyn tuloksena. Kysely on mahdollista toteuttaa sähköisesti ja siihen vastaaminen kestää noin 15-20 minuuttia. Patrian muutoskyselystä tehtiin ”napakasti kattava” ja siinä huomioitiin kaikki oleelliset osa-alueet ja kysymykset myös työhyvinvointiin liittyen. Kyselyprosessin onnistumiseen vaikuttaa oleellisesti se, että sen tulokset myös käsitellään osastoittain eli tulokset eivät jää vain esimiesten pöydälle. Muutoskyselyn tulosten pohjalta mietitään yhteisesti kehityskohteita ja yritys seuraa niiden etenemistä.”, Hietakangas kertoo.
Myös Mattila nostaa tärkeäksi kyselyn tulosten pohjalta suunniteltavat kehitystoimet:
”Avain kyselyprosessin onnistumiselle on viestintä. On tärkeää, että jokainen yrityksen vastuuhenkilö on tietoinen siitä, miten kyselyn tulosten pohjalta suunniteltuja toimenpiteitä viedään yrityksen sisällä eteenpäin. Koska kyselymme oli kattava, myös tulosten purku oli todella laaja. Tämän vuoksi meillä on yrityksessä muutosverkosto, joka on esimiesten tukena, kun tuloksia käsitellään. Esimiehille annetaan ohjeet siitä, miten tuloksia käydään läpi oman työyhteisön kanssa ja miten tuloksista rakennetaan toimenpidesuunnitelmia. Toimenpiteiden jalkautumista seurataan ohjausryhmissä ja niistä viestitään sisäisesti. Näin varmistetaan, että kehittämistoimissa ja muutoksen eteenpäin viemisessä on yhteneväiset käytännöt koko yrityksen sisällä. Muutoskysely on työkalu, jota voi ehdottomasti suositella muillekin yrityksille. Kysely on toistettavissa, jolloin saatuja tuloksia voidaan vertailla myöhemmässä vaiheessa muutoksen etenemistä.”
Muutoskysely
- Muutoskysely auttaa selvittämään, miten muutosprosessi on sujunut, mihin johdon on hyvä kiinnittää huomiota ja mihin kehittämisodotukset kohdentuvat.
- Kyselyn aihealueita ovat mm. sitoutuminen ja muutoksen toimivuus, työn hallinta, johtoryhmän toiminta, esimiestoiminta, työroolit ja -tehtävät, tavoitteet ja vastuut, viestintä, yhteistyö sekä ohjeistukset.
- Lisäksi kyselyssä on työhyvinvointiin, stressiin ja palautumiseen liittyviä kysymyksiä.
- Kysely toimii työkaluna, kun halutaan seurata muutoksen etenemistä. Se soveltuu mihin tahansa yrityksen muutosprosessiin, kun tietoa tarvitaan kattavasti. Tällaisia voivat esimerkiksi olla YT-prosessin jälkeinen aika, organisaatiomuutokset ja muut yrityksen toimintatapojen muutokset.
- Sopii erityisesti suurille ja keskisuurille yrityksille. Kysely on kuitenkin mahdollista toteuttaa myös pienissä yrityksissä, jolloin vastaajaryhmän koko tulee olla minimissään 10 henkilöä.
- Kysely voidaan toteuttaa sähköisesti ja vastausaika on noin 15-20min.
