Syksyn tullen monissa yrityksissä on jatkettu etätyöskentelyä. Työtavat ja palaverikäytännöt ovat osin etänäkin vakiintuneet, ja toisaalta irrallaan oleminen fyysisesti muusta työyhteisöstä on pitkittynyt. Etäily on uusi normaali. Miten työnantaja voisi tukea yhteisöllisyyden ja yhteenkuuluvuuden tunnetta töissä ja tukea myös työyhteisön voimavaroja?
Esimiestyön aikavaade on voinut entisestään lisääntyä etätyön myötä. Palaverit voivat olla peräjälkeen, tauottomasti iltamyöhäiseen asti. Oman työtiimin kontaktointi on eri tavalla kynnyksen takana kuin toimistolla aiemmin. Esimies voi hänkin kokea irrallisuutta organisaatiosta, kun kollegiaalinen viestintä ja toisaalta muuhun työyhteisöön suuntautuva viestintä on järjestelmien kautta tapahtuvaa, ja vaatii sille erikseen varatun ajan.
Etäaika haastaa myös luottamaan erityisellä tavalla. On hyvä muistaa, että luottamus on myös voimavara. Kun työntekijä kokee, että häneen luotetaan, lisää se arvostettuna olemisen kokemusta. Arvostettu työntekijä on useimmiten motivoitunut työntekijä. Niin etäaikana kuin muutoinkin olisi tärkeää huomata onnistumiset, sekä antaa kiitosta ja palautetta hyvin tehdystä työstä. Luotettu työntekijä haluaa osoittautua luottamuksen arvoiseksi!
Muista tauot ja pidä kiinni työajoista – myös etätyössä!
Kognitiivisen ergonomian näkökulmasta on tärkeää muistaa tauottaa työtä myös siellä keittiön pöydän ääressä. Tämän huomasi muun muassa eräs esimies, kun palavereja oli aikataulutettu alkamaan ilman taukoa peräjälkeen:
”…alkuun oletus oli, että kun työtä tehdään kotona, niin eihän sitten tarvitse erikseen taukoa, kun ei siirrytä eri tiloihin…”
On siis tärkeää huolehtia palautumisesta myös kotitoimistossa ja nostaa palautuminen osaksi yrityksen toimintamalleja. Ei palavereja ilman taukoja, ei sähköposteja iltamyöhään.
Eräs johtaja kertoi, että vaikka hän välillä tekee töitä illalla ja valmistelee myös sähköpostiviestejä, hän on ajastanut viestit lähtemään vasta aamulla. Näin hän omalla esimerkillään tukee työajan raameissa pysymistä työntekijöiden suuntaan. Vastauksia kysymyksiin ei siis edellytetä työajan ulkopuolella. Toki ei esimiehellekään tee pidemmän päälle hyvää, mikäli työaika on rajaton.
Kiinnitä huomiota viestintään
Etänä saatetaan viestiä enemmän kirjoittamalla ja erilaisten sähköisten kanavien kautta. On hyvä tiedostaa, että kirjoitettu viesti voi olla herkempi väärintulkinnoille. Kuormittunut mieli lukee rivien välistä. Kovin lyhytsanainen viesti voidaan kokea töksäyttävänä. Toisaalta viestejä voi tulla kasapäin, kun halutaan olla kohteliaita, eikä ketään haluta jättää tiedottamisen ulkopuolelle.
Luottamus on asia, joka rakentuu pidemmällä aikavälillä, ja jonka juuret ovat olleet olemassa jo ennen korona-aikaakin. Omalla asiallisella ja arvostavalla viestimisen tavallaan esimies luo luottamusta työyhteisöön, mikä on voimavara myös hänelle itselleen. Esimiestä saa ja on toivottavaa lähestyä, jos on tarvetta. Esimiehen on kuitenkin hyvä tunnistaa, että etäjohtamisessa korostuu esimiehen aloitteellisuus. Työntekijöiden kynnys tavoitella on tyypillisesti korkeampi: ei haluta häiritä, kun kiireet tiedetään.
Vinkkejä motivaation ja yhteisöllisyyden ylläpitämiseen etätyöaikana
One-to-one -tapaamiset. Erityisesti esimiehen ja alaisen tapaamiset koetaan tärkeiksi. Esimies voi tavata alaisiaan pienemmissä ryhmissä sovitulla ja turvallisella tavalla, tarpeen mukaan edelleen ”face to face”. Mitä monimutkaisempi asia, sitä tärkeämpää on suoraan keskusteleminen ja kuulluksi tulemisen kokemus. Sama koskee kollegiaalista yhteydenpitoa. Ei ole kiellettyä kysyä: ”Miten voit, miten olet jaksellut?”
Toimiston sijaintikohtaisen riskitason huomioiminen. Valtakunnalliset yritykset eri toimipisteineen voivat olla eri asemassa siinä, miten on viisasta ja mahdollista tavata. Tämä on hyvä yrityksessä sopia ja huomioida esimerkiksi yhteistyössä henkilöstöhallinnon kanssa; mitä käytänteitä suositellaan ja miksi eri yksiköissä eri painotuksin.
Itsensä johtaminen ja oman toiminnan arviointi. Oman voinnin seuraamiseen on olemassa erilaisia sovelluksia. Omaa itsetuntemusta voi muutoinkin harjoittaa: Mitkä ovat itselle tyypillisiä hälytysmerkkejä siitä, että palautuminen ei enää onnistu kovin hyvin? Miten nukun? Kykenenkö keskittymään? Saanko aloitettua tekemistä? Miten tauotan työtä kotona? Suunnittelinko työtä etukäteen? Keskityinkö yhteen asiaan kerrallaan vai pompinko jatkuvasti tehtävästä toiseen? Millainen on vapaa-aikani? Miten rentoudun ja saan irrottauduttua työstä?
Motivaatio voidaan määritellä yksilön pyrkimykseksi saavuttaa tavoitteet. Virtuaalitiimin motivaatioon vaikuttavia tekijöitä ovat: työntekijöiden ideoiden huomioon ottaminen, viestintä ja tiedonjakaminen, itseohjautuvuus ja omaan työhön vaikutusmahdollisuudet (vapaus), myönteinen asennoituminen, empatian ilmaiseminen, tekemisen ilo (+palaute suorituksista) ja yhteisöllisyys.
Muistattehan, että Finlan väki on kanssakulkijanne. Työterveyshuollon tuki on olemassa jaksamiseen liittyvissä asioissa monipuolisesti.
Airi Hietakangas
Työterveyspsykologi
Finla Työterveys
