Finlan täysin uudenlainen nettiajanvaraus palvelee asiakasta helposti ja vaivattomasti. Uusi ajanvaraus tarjoaa oikean mittaisen ajan oikeassa tilanteessa oikealle henkilölle. Palvelun on rakentanut henkilöstötyytyväisyydestäänkin tunnettu tamperelainen ohjelmistotalo Vincit Oy.
Uusi nettiajanvaraus tukee kätevällä tavalla Finlan hoitajapainotteista hoitopolkua. Ajanvaraus ohjastaa työntekijän juuri oman vastuuhoitajansa luokse juuri oikean mittaisella vastaanottoajalla.
– Aiemmin aika varattiin hieman vanhanaikaisesti suoraan joko hoitajalle tai lääkärille, eikä syytä käyntiin tarvinnut kertoa ennen kuin vasta paikan päällä, ja aika oli usein liian lyhyt asian hoitoon. Nyt haluamme ohjata asiakkaitamme paremmin. Uusi ajanvarauksemme antaa asiakkaalle oireen perusteella oikean ajan oikealle osaajalle, kertoo Finlan johtava palvelupäällikkö Riikka Matilainen.
Nyt ajan voi varata netistä näppärästi aina terveystarkastuksista tikkien poistoon ja verikokeista kuulotutkimukseen. Finlalla toivotaan, että uusi järjestelmä innostaa ihmiset hyödyntämään enemmän nettipohjaista ajanvarausta.
– Toki asiakkaita palvellaan vielä puhelimitsekin. Toimivalla nettiajanvarauksella saadaan kuitenkin ajoittaista ruuhkaa pois puhelinpalveluilta, mikä esimerkiksi flunssa-aikaan nopeuttaa hoitoon pääsyä, kertoo Matilainen.
Uusi ajanvarausjärjestelmä ratkaisee myös sen ongelman, että aina asiakas ei itsekään tiedä, minkä tasoiseen työterveyteen hän on oikeutettu. Kirjautumalla jo alussa ajanvarausjärjestelmään tarjoaa se vain sellaisia palveluita, jotka kuuluvat kunkin asiakasyrityksen työterveyssopimukseen.
Hyvä lopputulos vaatii totutun haastamista
Vincit ja Finla haastoivat toistensa ajattelua projektin aikana monissa työpajoissa ja keskusteluissa. Finlan projektin kehittäjäporukan vetäjä Jaakko Helanti Vincitiltä oli projektista innoissaan.
– On aina siistiä, kun pääsee tekemään aivan uutta systeemiä. Tässä tapauksessa Finla halusi tosissaan panostaa käyttöliittymän laatuun, jotta saataisi erittäin helppokäyttöinen ajanvarausjärjestelmä, kertoo Helanti.
Vincit teki tiivistä yhteistyötä Finlan kanssa projektin alusta saakka. Mukaan ajanvarauksen kehittämiseen otettiin myös Finlan asiakkaita ja Asiakaspalvelukeskus Walon työntekijöitä. Heiltä saatiinkin arvokkaita kommentteja pitkin matkaa ajanvarauksen sujuvuuden kehittämiseksi.
– Matkan varrella keksittiin vielä ominaisuuksia, jotka oli hyvä saada mukaan ajanvaraukseen. Mylläsimme palautetta jatkuvasti läpi, jotta saisimme aikaan parhaan mahdollisen palvelun. Olemme ketterä toimija, ja se tarkoittaa sitä että asiakkaan pyyntöihin reagoidaan, Helanti kertoo.
Helppokäyttöinen ja toimiva alusta asti
Kun ajanvaraus oli ensimmäistä viikkoa käytössä, Finla sai tuskin lainkaan palautetta asiakkailta. Oli jopa kummallisen hiljaista.
– Lopulta tulimme siihen tulokseen, että nettiajanvaraus taitaa todella kertaheitosta toimia, mikäli asiakkaat eivät tule muita linjoja pitkin luoksemme. Hiljaisuus tässä tapauksessa on todellakin toimivuuden merkki, naurahtaa Finlan Matilainen.
– Uusi järjestelmä on tällä hetkellä ensimmäisiä viikkoja käytössä kokeiluluontoisesti, ja toki siihen tehdään tarvittavia muutoksia parhaillaankin saatujen kokemusten perusteella, jatkaa Matilainen.
Helppokäyttöisyys on tärkeää nykypäivän ajanvarausjärjestelmissä – ja niiden pitää toimia mitä moninaisimmilla laitteilla ja nettiselaimilla.
– Luonnollisesti ajanvarauksen toimiminen mobiililaitteilla on erittäin tärkeää. Nyt ajan työterveyteen voi varata erittäin helposti ja nopeasti flunssaisena sängynpohjalta mihin vuorokaudenaikaan vain, kertoo Vincitin Helanti.
