Nyt on kiire! Työkykyjohtamisen näkökulmia kiireen tunteen hallintaan

Mistä kiireen tunne syntyy?

Kiireen kokemus tarkoittaa yksinkertaisimmillaan sitä, että aika ei tunnu riittävän. Työssä tunnetta ruokkivat tekemisen määrä, jatkuvat keskeytykset, epäselvät prioriteetit ja kokemus siitä, ettei omaa työtään pysty hallitsemaan. Kiire kuormittaa aivoja, pirstaloi tarkkaavaisuutta ja ohjaa hyppimään tehtävästä toiseen. Pahimmillaan pomo ihmettelee heikkoa tuottavuutta ja sinä liian suurta työmäärää. Todellisuudessa ongelma voikin olla muualla: aika kuluu selviytymisessä ja jatkuvassa reagoinnissa, multitaskaamiseen ohjaavassa työkulttuurissamme.

Mikä voi odottaa?

Kiire ei ole vain yksilön ajanhallinnan ongelma. Se on myös työkykyjohtamisen kysymys. Työssä pitäisi olla riittävä yhteinen ymmärrys siitä, mikä on olennaista, mitä tavoitellaan ja mitä voidaan jättää myöhemmäksi tai kokonaan pois. Työkykyvalmennuksessa näen erityisesti asiantuntija- ja johtotehtävissä työnkuvia, joihin on vuosien mittaan kerrostunut uutta, mutta harvemmin mitään poistuu. Kasvu, muutokset tai tiukka taloustilanne voivat vahvistaa tätä. Silloin tarvitaan pysähtymistä: ennen ratkaisemista pitäisi yrittää ymmärtää. Hyvä työkykyjohtaminen tarkastelee tavoitteiden lisäksi työn määrää, resursseja, osaamista, vaikutusmahdollisuuksia ja kuormitusta. Aina ei tarvitse rajata ja kapeuttaa työnkuvaa, välillä riittää yhteinen jäsentäminen.

Priorisointi, fokusointi ja työn rajaaminen eivät siis ole vain yksilön tehtäviä, vaan arkijohtamista. Ei ylhäältä sanelemista, vaan kuulemista ja yhteisen tilannekuvan muodostamista: Mihin keskitymme nyt? Mikä voi odottaa? Mitä emme tee? Hallinnan tunne syntyy myös vuorovaikutuksessa. Strateginen työkykyjohtaminen on ennakoivaa. Mitä paremmin ennakoimme ja priorisoimme yhdessä, sitä vähemmän työ perustuu jatkuvaan reagointiin.

Tilaa keskittymiselle ja palautumiselle

Entä yksilö, sinä, sinun työurasi? Tee yksi asia kerrallaan. Pyydä sparrausapua jäsentämiseen ja priorisointiin. Tee työpäivän päättymisestä aivoille näkyvä, luo siirtymäriittejä työn ja palautumisen välille, eli keinoja joilla aivot tunnistavat tekemisen loppuneen tai vaihtuvan. Kiireen vastalääke ei ole nopeuttaminen vaan keskittyminen. Jos pää sakkaa, kanavat kiinni ja kalenteriin tilaa ajattelulle. Digiajassa työyhteisössä tarvitaan yhteisiä pelisääntöjä keskeytyksille, viestintäkanaville ja tavoitettavuudelle. Ja palautumista tarvitaan jo työpäivän aikana, ei vasta illalla tai viikonloppuna. Tauko ei ole sähköpostien lukemista. Irrottaudu hetkeksi, liiku, hengitä, katso maisemaa tai vain pysähdy. Myös tämän mahdollistaminen ja esimerkillä johtaminen ovat työkykyjohtamista.

Kiireen vastakohta ei ole hitaus, vaan hallinnan tunne. Hyvä työkykyjohtaminen vahvistaa sitä kirkastamalla tavoitteita, priorisoimalla yhdessä ja mahdollistamalla keskittymisen ja palautumisen. Kun kaikkea ei tarvitse tehdä yhtä aikaa eikä kaikkeen reagoida heti, energiaa vapautuu selviytymisestä siihen, mihin sitä työssä todella tarvitaan: ajatteluun, oivaltamiseen ja tulokselliseen tekemiseen. Tekeminen ja onnistuminen taas palauttavat työn ilon.

Kirjoittaja:

Sarita Ikkala
Vastaava työkykyvalmentajan / työterveyshuollon sosiaalialan asiantuntija
Finla Työterveys